ΕΟΦ: ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΕΣ ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ


Χολαργός, 20-3-2018 
Αριθμ. Πρωτ.: 27810/2018
  
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Σύμφωνα με το άρθρο 31 παρ. 3 του Ν. 1316/83 «Οργάνωση ή χρηματοδότηση συνεδρίων ή σεμιναρίων και οποιουδήποτε αντιστοίχου μέσου ενημέρωσης πάνω σε θέματα αρμοδιότητας του ΕΟΦ, από φαρμακευτικές βιομηχανίες ή επιχειρήσεις ή μέσω οποιασδήποτε διαφημιστικής ή άλλης επιχείρησης παροχής υπηρεσιών, μπορεί να επιτρέπεται μετά από προηγούμενη έγκριση του ΕΟΦ. Η δαπάνη για παρόμοια συνέδρια ή σεμινάρια δεν επιβαρύνει το κόστος των προϊόντων».
Επιπροσθέτως, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, στα έξοδα προώθησης των εταιρειών αρμοδιότητας ΕΟΦ, περιλαμβάνονται οι χορηγίες για την οργάνωση εκδηλώσεων από επιστημονικούς φορείς που το αντικείμενό τους σχετίζεται αποκλειστικά ή κατά το μεγαλύτερο μέρος με τη χορήγηση ή προώθηση φαρμάκων και λοιπών προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ . Τα έξοδα αυτά αφορούν στην προβολή συγκεκριμένων προϊόντων, μέσω εκθέσεων, επιδείξεων, εντύπων, stands, κ.λ.π. Στα έξοδα προώθησης περιλαμβάνονται επίσης τα έξοδα οργάνωσης των εκδηλώσεων (ενοικίαση χώρου, συνεδριακό υλικό, οπτικοακουστικός εξοπλισμός, φιλοξενία οργανωτών και προσκεκλημένων, εστίαση συμμετεχόντων), καθώς και η μεταφορά, φιλοξενία και εγγραφή Επαγγελματιών Υγείας.
Στα πλαίσια της αρμοδιότητάς του αυτής, ο ΕΟΦ εκδίδει την παρούσα Εγκύκλιο, η οποία αποσκοπεί στην παροχή των αναγκαίων διευκρινίσεων για την άσκηση της αρμοδιότητας του ΕΟΦ, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και στη διαπίστωση και στον έλεγχο της χρηστής κατάρτισης και εκτέλεσης του προϋπολογισμού τους.

Προϊόντα αρμοδιότητας του ΕΟΦ
Οι επιστημονικές εκδηλώσεις που απαιτούν έγκριση του ΕΟΦ, σύμφωνα με τον Ν. 1316/83 είναι όσες σχετίζονται με τα εξής αντικείμενα αρμοδιότητας του ΕΟΦ.
  Φαρμακευτικά προϊόντα ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης
  Τρόφιμα ειδικής διατροφής και συμπληρώματα διατροφής
  Βιοκτόνα
  Ιατροτεχνολογικά προϊόντα
  Καλλυντικά



2. ΟΡΙΣΜΟΙ

Επιστημονικές Εκδηλώσεις
Ως επιστημονικές εκδηλώσεις νοούνται τα συνέδρια, σεμινάρια, ημερίδες/διημερίδες και παρόμοιες εκδηλώσεις συνεχιζόμενης εκπαίδευσης, που διεξάγονται στην Ελλάδα ή στο Εξωτερικό, έχουν επιστημονικό περιεχόμενο το οποίο σχετίζεται άμεσα και έμμεσα με τα αντικείμενα αρμοδιότητας ΕΟΦ (βλ. παραπάνω) και οι οποίες διοργανώνονται από:
      Κρατικούς φορείς, στους οποίους συμπεριλαμβάνονται: τα Πανεπιστήμια, τα κρατικά Νοσοκομεία (κλινικές, εργαστήρια, Κ.Υ, φορείς και μονάδες υγείας της Κοινωνικής Ασφάλισης κτλ)
      Επιστημονικά σωματεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, καθώς και μη κερδοσκοπικά επιστημονικά ιδρύματα, ΝΠΔΔ ή ΝΠΙΔ, σύλλογοι υγειονομικών επιστημόνων, επιστημονικές ενώσεις κάθε νομικής μορφής μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα
      Ιδιωτικά θεραπευτήρια
      Εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ
ΚΑΙ χρηματοδοτούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας του ΕΟΦ.

3. ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ

Οι επιστημονικές εκδηλώσεις διέπονται από τους ακόλουθους κανονισμούς:
      Εκδηλώσεις ενημέρωσης ασθενών από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ δεν επιτρέπονται σύμφωνα με τη νομοθεσία.
      Η διάρκεια του προγράμματος επιστ. εκδηλώσεων που διοργανώνονται από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ πρέπει να είναι τουλάχιστον από 4 ώρες/ημέρα - μέχρι 3 ημέρες, με τη δυνατότητα δύο διανυκτερεύσεων.
      Ο ανώτερος αριθμός εκδηλώσεων που διοργανώνονται από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ είναι σαράντα οκτώ (48) συνολικά ετησίως και υπολογίζεται ημερολογιακά.
      Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η πραγματοποίηση εκδηλώσεων από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ σε χώρους των Πανεπιστημίων ή Νοσοκομείων.
      Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δεν δύνανται να υποβάλλουν αιτήματα διοργάνωσης επιστ. εκδηλώσεων στο εξωτερικό ή συνδιοργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων με άλλους φορείς (κρατικούς οργανισμούς, μη κερδοσκοπικούς επιστημονικούς φορείς, ιδιωτικά Πανεπιστήμια ή Νοσοκομεία κ.λ.π κλπ) στην Ελλάδα ή στο Εξωτερικό.
      Οι Ε.Υ. εργαζόμενοι σε Πανεπιστημιακές κλινικές - κλινικές του ΕΣΥ, ΠΕΔΥ κλπ, δεν επιτρέπεται να συμμετέχουν σε εκδηλώσεις προώθησης πωλήσεων (άρθρο 11 παρ. 18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν. 4272/2014).
      Οι εκδηλώσεις ενημέρωσης ασθενών και γενικότερα πολιτών σε θέματα που σχετίζονται με την πρόληψη, θεραπεία και αποκατάσταση επιμέρους νόσων ή νοσολογικών κατηγοριών, που διοργανώνονται από ενώσεις των ασθενών, δεν ακολουθούν τη προβλεπόμενη διαδικασία αιτήματος προς τον ΕΟΦ.
      Για συνέδρια που διοργανώνονται στην Ελλάδα αποκλειστικά από Διεθνείς Επιστημονικές Εταιρείες/Φορείς (χωρίς Ελληνική Επιστημονική εταιρεία/φορέα ως συνδιοργανωτή) δεν απαιτείται υποβολή αιτήματος διοργάνωσης εκδήλωσης, προς επικύρωση από τον ΕΟΦ, όπως γίνεται για την διοργάνωση Επιστ. Εκδηλώσεων Εσωτερικού. Η κάλυψη των εξόδων των εν λόγω συνεδρίων γίνεται από τον ξένο επιστημονικό φορέα. Οι εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ που ενδιαφέρονται να επιχορηγήσουν συμμετοχές ΕΥ ή/και να δηλώσουν τυχόν χορηγίες με stands, σε Διεθνές συνέδριο στην Ελλάδα που διοργανώνεται αποκλειστικά από επιστημονικό φορέα του Εξωτερικού, θα υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις αντίστοιχες συμμετοχές των ΕΥ ή/και χορηγίες σε αυτό, με τις διαδικασίες «Αίτημα Συμμετοχής ΕΥ» σε συνέδρια Εξωτερικού, ή/και «Γνωστοποίηση Χορηγίας Διεθνούς Εκδήλωσης». Για τις συγκεκριμένες χορηγίες με stands δεν θα κατατίθενται απολογιστικά

στοιχεία. Αναφορικά με τις συμμετοχές ΕΥ και τα όρια / περιορισμούς στα εν λόγω συνέδρια, ισχύει ότι και για τα Εσωτερικού.
      Αν πρόκειται για συνδιοργάνωση με Ελληνικό φορέα, τότε ο ξένος φορέας θα πρέπει να συμμετέχει στο 50% του προϋπολογισμού και των ομιλητών, η δε χορηγία προς τον ελληνικό επιστημονικό φορέα θα ανέρχεται μέχρι του ποσού των 30.000€ ανά εταιρεία/χορηγό.
      Εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται από Ελληνικούς επιστημονικούς φορείς με συμμετοχή ξένων ομιλητών, δεν θεωρούνται διεθνείς, αλλά εκδηλώσεις Εσωτερικού με Διεθνή συμμετοχή και ύψος χορηγίας ανάλογη της διάρκειας της εκδήλωσης.
      Για την διοργάνωση επιστημονικών εκδηλώσεων στο εξωτερικό από Ελληνικούς Επιστημονικούς φορείς, θα παρέχεται από τον ΕΟΦ έγκριση, μόνο εφόσον συντρέχουν σοβαροί επιστημονικοί λόγοι.
      Οι Επιστημονικοί φορείς δύνανται να πραγματοποιούν ανά ημερολογιακό έτος, έως τέσσερεις (4) Επιστημονικές εκδηλώσεις, ένα Πανελλήνιο Συνέδριο (όσοι έχουν τις προϋποθέσεις ) και (3) τρείς ακόμη επιστημονικές εκδηλώσεις.
      Πανελλήνια Συνέδρια πραγματοποιούνται μία φορά το χρόνο από επιστημονικούς φορείς, που αντιστοιχούν στις αναγνωρισμένες ειδικότητες και εξειδικεύσεις του ΚΕΣΥ και σε όσους επιστημονικούς φορείς έχουν συμπληρώσει διάρκεια λειτουργίας > 4 έτη, με αποδεδειγμένα επιστημονικό και εκπαιδευτικό έργο. Η διάρκεια του επιστημονικού προγράμματος των εκδηλώσεων αυτών είναι τουλάχιστον 2 (δύο) ημέρες, ο αριθμός συμμετεχόντων >100, και η χορηγία ενδέχεται να είναι 30.000€, ανά εταιρεία/χορηγό. Ο Επιστ. φορέας/ εταιρεία δεσμεύεται ως προς την ακρίβεια και το αληθές όσων δηλώνουν.
      Επιστημονικές Ημερίδες/Διημερίδες διοργανώνονται από επιστημονικές φορείς, έχουν διάρκεια μία ημέρα/ή δύο ημέρες αντίστοιχα, ανεξαρτήτως αριθμού συμμετεχόντων και χορηγία έως 5.000€, ανά εταιρεία/χορηγό.
      Κρατικοί φορείς, όπως νοσοκομεία, πανεπιστημιακές κλινικές, κλινικές του ΕΣΥ, εργαστήρια, έχουν την δυνατότητα διοργάνωσης επιστημονικών εκδηλώσεων (Συνέδρια, Ημερίδες, Εκπαιδευτικά Σεμινάρια), έως 3 φορές ετησίως με ελεύθερη συμμετοχή. Οι εκδηλώσεις αυτές πραγματοποιούνται εγγύς της πόλης, που βρίσκεται το Νοσοκομείο (εντός των ορίων πρώην νομού ή παρακείμενου πρώην νομού), κατά προτίμηση στο αμφιθέατρο του Νοσοκομείου και χωρίς stands φαρμακευτικών εταιρειών εφόσον πραγματοποιούνται στο χώρο του Νοσοκομείου. H διάρκεια των εκδηλώσεων αυτών δεν μπορεί να ξεπερνά τις δύο (2) ημέρες και   η χορηγία από κάθε εταιρία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ δύναται να
4

ανέρχεται στο ποσό των 2.500€, με ανώτατο όριο από το σύνολο των εταιρειών/χορηγών, το ποσό των 10.000€. Οι ειδικές περιπτώσεις υπέρβασης του προϋπολογισμού, θα εξετάζονται κατά περίπτωση (π.χ. εισαγωγή πτωματικών τεμαχίων από το εξωτερικό - συμμετοχή ξένων ομιλητών κ.λ.π).
      Εξακολουθεί να ισχύει το περιθώριο υπέρβασης του προϋπολογισμού κατά 25%.
      Αιτήματα για διοργάνωση Κτηνιατρικών εκδηλώσεων ή /και συμμετοχή ΕΥ σε αυτές δεν υπόκεινται σε περιορισμούς ως προς τον αριθμό εκδηλώσεων, αριθμό συμμετοχών ΕΥ ή χρονικό περιορισμό.
      Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός φορέας διοργάνωσης δεν διαθέτει επάρκεια ή από τη φύση του νομικού του προσώπου δεν μπορεί να προβεί σε έκδοση σχετικού παραστατικού, αυτός δύναται, να προβεί στην ανάθεση διοργάνωσης της εκδήλωσης σε PCO (Εταιρεία Οργάνωσης Συνεδρίων). Η σύμβαση που υπογράφεται με τον ανάδοχο, θα αναφέρεται ρητά στο αίτημα του φορέα προς τον ΕΟΦ.
      Οι επιστημονικές εκδηλώσεις δεν πρέπει να γίνονται σε τουριστικούς προορισμούς κατά την διάρκεια των αντίστοιχων τουριστικών περιόδων, ήτοι θερινών (1/7-31/8 ) χειμερινών (15/12 έως 15/01) και σε αποκλειστικά χιονοδρομικούς προορισμούς από 15/12 έως 15/03.
      Ο ΕΟΦ θα δημοσιοποιεί στην ιστοσελίδα του τα στοιχεία των επιστημονικών εκδηλώσεων που έχουν κατατεθεί (όνομα διοργανωτή επιστημονικού φορέα/εταιρείας, θέμα της εκδήλωσης, τόπος, χρόνος, και ύψος προϋπολογισμού).



4. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΜΑΤΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ
Οι ενδιαφερόμενοι φορείς /εταιρείες θα πρέπει να προβούν στην εγγραφή χρήστη στην ηλεκτρονική υπηρεσία του ΕΟΦ «Επιστημονικές Εκδηλώσεις». Ο ενδιαφερόμενος Επιστημονικός φορέας / Εταιρεία θα πρέπει να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα:
      εισέρχεται στην διαδικτυακή πύλη του ΕΟΦ (www.eof.gr)
      στις «On-line Υπηρεσίες» (10η επιλογή στην αριστερή στήλη)
      στις «Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες» — στην τελευταία πρόταση στην συγκεκριμένη ιστοσελίδα «Σε περίπτωση που δεν έχετε αποκτήσει κωδικούς πρόσβασης για την υπηρεσία στην οποία επιθυμείτε να μεταβείτε, πατήστε εδώ. (Οδηγίες χρήσης)»

      μεταβαίνει στο «Επιλέξτε Υπηρεσία» — επιλέγει «Επιστημονικές Εκδηλώσεις» και ακολουθεί τα βήματα όπως κατευθύνεται από την ηλεκτρονική πλατφόρμα, στην οποία παρέχεται και σχετικό ηλεκτρονικό εγχειρίδιο.

    Ο κωδικός για κάθε επιστημονικό φορέα/ εταιρεία είναι ΜΟΝΑΔΙΚΟΣ. Ως εκ
τούτου, θα πρέπει να γίνει ορθή χρήση των κωδικών, ώστε να αποφευχθούν προβλήματα στις διαδικασίες και στην υποβολή αιτημάτων.
      Για τις εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ οι οποίες ήδη έχουν κωδικό πρόσβασης στην ηλεκτρονική πλατφόρμα δεν απαιτείται έκδοση νέου κωδικού.
      Όλοι οι δικαιούχοι επιστημονικοί φορείς/εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ που ενδιαφέρονται να διοργανώσουν Επιστημονικές εκδηλώσεις, θα πρέπει να υποβάλλουν το αίτημά τους στον ΕΟΦ μόνο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ, στην ειδική πλατφόρμα, τέσσερεις (4) φορές το χρόνο, τους μήνες: Ιανουάριο, Απρίλιο, Ιούλιο και Οκτώβριο, ακολουθώντας τις αναλυτικές οδηγίες που τους παρέχονται στην ηλεκτρονική πλατφόρμα.
      Ο κάθε φορέας θα πρέπει να μεριμνά για την έγκαιρη κατάθεση της αίτησης, αυστηρά δύο (2) μήνες πριν την πραγματοποίηση της εκδήλωσης,
διαφορετικά εκπρόθεσμα αιτήματα θα απορρίπτονται από τη βάση αυτοδικαίως. Αιτήσεις που δεν έχουν όλα τα προαπαιτούμενα στοιχεία συμπληρωμένα ή/και επισυναπτόμενα έγγραφα επίσης θα απορρίπτονται αυτοδίκαια.
      Αναφορικά με την ηλεκτρονική υποβολή των αιτήσεων, η υποβολή μπορεί να γίνεται όλο το μήνα, τους μήνες που ορίζονται από την ισχύουσα εγκύκλιο, με την προϋπόθεση ότι τηρούνται αυστηρά οι χρονικοί περιορισμοί που έχουν τεθεί.
      Αιτήματα Τροποποίησης Επιστημονικών Εκδηλώσεων, θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα, με σχετική αναφορά της τροποποίησης του αιτήματος στο πεδίο με τα σχόλια, το αργότερο 10 ημερολογιακές ημέρες πριν την ημερομηνία της επιστ. εκδήλωσης, διαφορετικά δεν θα γίνονται αποδεκτά.

Απολογιστικά στοιχεία
Μετά το πέρας της Επιστημονικής εκδήλωσης και εντός έξι (6) μηνών, ο διοργανωτής επιστημονικός φορέας ή διοργανώτρια εταιρεία αρμοδιότητας ΕΟΦ υποβάλλει μόνο ηλεκτρονικά:
      Τον οικονομικό απολογισμό της εκδήλωσης (έσοδα - έξοδα), την ονομαστική κατάσταση χορηγών και το ύψος χορηγιών (αν υπάρχουν), τον αριθμό των συμμετεχόντων, όπως προκύπτει από τις εγγραφές που έγιναν.

5. ΣΥΜΜΕΤΟΧΕΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΩΝ ΥΓΕΙΑΣ
Επιτρέπεται η κάλυψη από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, των εξόδων συμμετοχής Επαγγελματία Υγείας, για εγγραφή, μετακίνηση, διαμονή και διατροφή, με την προϋπόθεση ότι έχει γίνει λήψη εκπαιδευτικής άδειας από το φορέα εργασίας του, βάσει της κείμενης νομοθεσίας ( άρθρο 11 παρ. 18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν. 4272/2014). Ο Επαγγελματίας Υγείας είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την ορθότητα των πληροφοριών και την τήρηση της εκπαιδευτικής άδειας, η οποία θα πρέπει να είναι σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία. Ως εκ τούτου, οποιαδήποτε είδους σχετικά
δικαιολογητικά δεν θα κατατίθενται εφεξής στον ΕΟΦ, αλλά θα αποτελούν ευθύνη του συμμετέχοντα.
Σύμφωνα με το άρθρο 126 της Υπουργικής Απόφασης ΔΥΓ3α/οικ.32221/2013 (ΦΕΚ Β' 1049) με την οποία έχει ενσωματωθεί στην Ελληνική έννομη τάξη η Οδηγία ΕΚ 2001/83, όπως ίσχυε σήμερα, αποδέκτες προωθητικών ενεργειών των εταιρειών προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, είναι μόνο «τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να συνταγογραφούν ή να προμηθεύουν τα φάρμακα».
Το κόστος φιλοξενίας (διαμονή και διατροφή) των Επαγγελματιών Υγείας σε Επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια του Εσωτερικού, δεν μπορεί να υπερβαίνει ημερησίως τα 70,00€ ανώτερο κόστος διατροφής, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και 150,00€ ανώτερο κόστος διαμονής, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
Το κόστος φιλοξενίας (διαμονή - διατροφή) των Επαγγελματιών Υγείας σε επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια του Εξωτερικού, καθορίζεται: 100,00€ το ανώτερο κόστος διατροφής με πρωινό, συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και το ανώτερο κόστος διαμονής 300,00€ συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
Το αργότερο δέκα (10) ημερολογιακές ημέρες πριν την έναρξη του συνεδρίου/επιτροπής, υποβάλλονται ηλεκτρονικά, από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ, στοιχεία αναφορικά με συμμετοχές Επαγγελματιών Υγείας σε Επιστημονικές Εκδηλώσεις και σε Συμβουλευτικές Επιτροπές Εμπειρογνωμόνων Εσωτερικού -Εξωτερικού. Η ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων συμμετοχών ΕΥ γίνεται μηνιαίως καθ' όλη την διάρκεια του μήνα συμπληρώνοντας τα αντίστοιχα πεδία στην πλατφόρμα:
      Ονοματεπώνυμο Ε.Υ. & ΑΜΚΑ
      Ειδικότητα
      Φορέας εργασίας & εκπαιδευτική άδεια
      Κόστος ανά Επαγγελματία Υγείας
      Τυχόν «εξαίρεση», σύμφωνα με τα οριζόμενα από την ισχύουσα εγκύκλιο
      Θέμα - Τόπος - Χρόνος - Διοργανωτής - Επιστημονικός φορέας της εκδήλωσης & link με το επιστημονικό πρόγραμμα της εκδήλωσης.

Δεν υπάρχει μέγιστος αριθμός συμμετοχών ανά χορηγό εταιρεία σε επιστημονικές εκδηλώσεις/συνέδρια Εσωτερικού.
Οι Ε.Υ. μπορούν να συμμετέχουν σε Επιστημονικές εκδηλώσεις στο Εξωτερικό, (άρθρο 11 παρ.18 Ν. 2889/2001 & άρθρο 36 του Ν. 4272/2014).
      Διεθνείς (International Congresses)
      Πανευρωπαϊκές Εκδηλώσεις (European Congresses)
      Εκδηλώσεις-εξειδικευμένα σεμινάρια, Ευρωπαϊκών χωρών και Β. Αμερικής, υψίστου επιστημονικού ενδιαφέροντος με διεθνή εμβέλεια - συμμετοχή και ομιλητές από διάφορες χώρες
      Εκδηλώσεις για σπάνιες παθήσεις, όπως ορίζονται με το άρθρο 24 του Ν. 4213/13 ΦΕΚ 261Α/9.12.2013, με διοργανωτή επιστημονικό φορέα (όχι απλά αιγίδα του φορέα).

Μέγιστος αριθμός συμμετοχών ανά χορηγό εταιρεία σε Επιστημονικές Εκδηλώσεις/συνέδρια Εξωτερικού
              Για την Ευρώπη έως δέκα (10) Ε.Υ. Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο.
              Για την Β. Αμερική πέντε (5) Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο.
              Για τον υπόλοιπο κόσμο, πέντε (5) Επαγγελματίες Υγείας/συνέδριο
Ειδικότερα και μόνο για τους ΙΑΤΡΟΥΣ προβλέπεται τουλάχιστον το 10% και για εκδηλώσεις που διοργανώνονται από επιστημονικούς φορείς Εσωτερικού - Εξωτερικού, να είναι ειδικευόμενοι προ-τελευταίου και τελευταίου έτους ειδικότητας καθώς και ειδικευόμενοι που έχουν να παρουσιάσουν ερευνητική εργασία.
      9 + 1 ειδικευόμενος
      5 + 1 ειδικευόμενος
Η κάθε εταιρεία αρμοδιότητας ΕΟΦ δύναται να επιχορηγεί τη συμμετοχή του ίδιου ΕΥ: δύο (2) φορές για εκδηλώσεις που διοργανώνονται από επιστημονικούς φορείς και νοσοκομεία και δύο (2) φορές για εκδηλώσεις που διοργανώνονται από εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ στο Εσωτερικό, δύο (2) φορές για εκδηλώσεις που διοργανώνονται από επιστημονικούς φορείς στο Εξωτερικό, συν Ενεργές συμμετοχές του ΕΥ. Η ενεργός συμμετοχή ΕΥ σε επιστημονική εκδήλωση οποιουδήποτε τύπου είναι επί πλέον των ως άνω ορίων, δηλαδή δεν προσμετράται στα, εκ της Εγκυκλίου, οριζόμενα όρια. Η προσμέτρηση θα γίνεται σύμφωνα με την συμμετοχή ΕΥ σε εκδηλώσεις ανά ημερολογιακό έτος. Συμμετοχές που δεν έχουν πραγματοποιηθεί δεν μεταφέρονται στο επόμενο έτος.

Η συμμετοχή ΕΥ σε επιστημονικές εκδηλώσεις προσμετράται σύμφωνα με τα ανωτέρω όρια, μόνο εάν υπάρχει επιχορήγηση μετακίνησης και διανυκτέρευσης. Αιτήματα για τα οποία δεν προβλέπεται οποιαδήποτε είδους επιχορήγηση δεν θα κατατίθενται στον ΕΟΦ.
Οι συνταξιούχοι ΕΥ, δεν δύνανται να επιχορηγούνται από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, για την συμμετοχή τους σε Επιστημονικές εκδηλώσεις του Εξωτερικού, εκτός εάν έχουν αποδεδειγμένα ενεργό συμμετοχή.
Ο ετήσιος αριθμός συμμετοχής του εκάστοτε Ε.Υ., δεν μπορεί να υπερβαίνει τις τρεις φορές (3) ετησίως για το Εξωτερικό και τέσσερις (4) για το Εσωτερικό.
Εξαιρούνται οι περιπτώσεις: Εάν o επαγγελματίας υγείας, συμμετέχει ενεργά ως "ομιλητής", "πρόεδρος", "μέλος" της οργανωτικής επιτροπής, 1ος - 2ος και τελευταίος "συγγραφέας" σε εργασία (προφορική ανακοίνωση ή poster) που έχει εγκριθεί να παρουσιαστεί στο συνέδριο, με τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία. Εάν η ομιλία ή ανακοίνωση είναι προϊόν συνεργασίας παραπάνω της μιας κλινικής ή του ενός εργαστηρίου τότε η εν λόγω εξαίρεση περιλαμβάνει και τον τρίτο καθώς και τον προτελευταίο συγγραφέα ( 1ος - 2ος - 3ος προτελευταίος και τελευταίος συγγραφέας).
Σαφής απαγόρευση ψυχαγωγικών εκδηλώσεων ή συμμετοχής σε αυτές (πχ. Εκδρομές).
Απαγορεύεται η οικονομική κάλυψη από τις εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ οποιωνδήποτε εξόδων συνοδών μελών ( ΚΥΑ ΔΥΓ3α/οικ.32221/2013 Υπουργών Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών Μεταφορών & Δικτύων, Υγείας).
Απολογιστικά ενημερώνεται από την εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, η βάση δεδομένων του ΕΟΦ, με όλα τα ανωτέρω στοιχεία για τις συμμετοχές ΕΥ σε επιστ. εκδηλώσεις/επιτροπές Εσωτερικού - Εξωτερικού και το τελικό κόστος, εντός οκτώ (8) μηνών μετά το πέρας της εκδήλωσης.


Παροχή πρόσβασης Ε.Υ., σε Επιστημονικές εκδηλώσεις ή Ερευνητικές εκδηλώσεις στο Εσωτερικό - Εξωτερικό, μέσω διαδικτύου
Οι εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, μπορούν να υποστηρίζουν οικονομικά τους επαγγελματίες υγείας (ατομικά ή ομαδικά), με την παροχή κωδικών πρόσβασης, για τη συνέχιση της εκπαίδευσης, μέσω της αξιοποίησης της τεχνολογίας.
Για την παρακολούθηση διαδικτυακά, Επιστημονικών Εκδηλώσεων Εσωτερικού -Εξωτερικού από Ε.Υ. ατομικά ή ομαδικά, υποβάλλεται αίτημα, μέσω της βάσης δεδομένων, με την ένδειξη Web (αναφορά κόστος εγγραφής).

Για τις ομαδικές παρακολουθήσεις μέσω διαδικτύου, τα έξοδα για το χώρο και τις εγκαταστάσεις δύνανται να καλύπτονται από την εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ. Επιτρέπεται μόνο η προσφορά καφέ/ αναψυκτικού, στις ομαδικές παρακολουθήσεις.
Δεν υπάρχει περιορισμός ως προς τις συμμετοχές των Ε.Υ. στην διαδικτυακή παρακολούθηση επιστημονικών εκδηλώσεων. Τα webinars δεν υπόκεινται σε περιορισμούς ως προς τον αριθμό αιτημάτων, αριθμό συμμετοχών ΕΥ ή χρονικό περιορισμό και δεν προσμετρώνται στα επιτρεπόμενα όρια εκδηλώσεων που ορίζονται από την ισχύουσα Εγκύκλιο.


Συμμετοχή εμπειρογνωμόνων σε «Συμβουλευτικές Επιτροπές» στο εξωτερικό - εσωτερικό για φάρμακα και θεραπείες (άρθρου 36 N. 4272/2014)
Επιτρέπεται στους ΕΥ να συμμετέχουν σε «Συμβουλευτικές Επιτροπές Εμπειρογνωμόνων» για φάρμακα και θεραπείες, με αυστηρά επιστημονικό περιεχόμενο, που λαμβάνουν χώρα στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό και οργανώνονται από φαρμακευτικές εταιρείες, με ή χωρίς αμοιβή, εφόσον έχουν λάβει σχετική άδεια από το φορέα που τους εποπτεύει.
Για τη συμμετοχή των Ε.Υ σε «Συμβουλευτικές Επιτροπές Εμπειρογνωμόνων» στο εξωτερικό -εσωτερικό, θα υποβάλλονται αιτήματα, συμπληρώνοντας ηλεκτρονικά τα αντίστοιχα πεδία, με την ένδειξη Επιτροπή Εμπειρογνωμόνων, όπως και για τις υπόλοιπές εκδηλώσεις.
Ο Επαγγελματίας Υγείας είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την ορθότητα των πληροφοριών και την εκπαιδευτική του άδεια.
Κάθε Εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, δύναται να καταθέτει απεριόριστο αριθμό αιτήσεων συμμετοχών Εμπειρογνωμόνων για Επιτροπές στο Εξωτερικό.
Κάθε Εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, δύναται να καταθέτει αιτήσεις για δύο (2) συναντήσεις Εμπειρογνωμόνων ανά θεραπευτική κατηγορία* ετησίως,
με ανώτατο ετήσιο (ημερολογιακό) όριο είκοσι (20), για εγκεκριμένα ή υπό έρευνα φάρμακα και θεραπείες, για το Εσωτερικό. Ο αριθμός ανά αποστολή δεν θα υπερβαίνει τους (10) δέκα εμπειρογνώμονες και έκαστος εμπειρογνώμων μπορεί να συμμετάσχει έως δύο (2) φορές ετησίως, ανά εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, για το Εσωτερικό.
Η αμοιβή, όπου υφίσταται, θα αποδίδεται μέσω ΕΛΚΕ ή ΕΛΚΕΑ. Απαιτείται απολογισμός και για τις Συμβουλευτικές Επιτροπές.

* Η σχετική κατάταξη των εν λόγω αιτημάτων θα γίνεται έως και το 3ο επίπεδο ATC.

Ακύρωση - Αντικατάσταση συμμετοχής ΕΥ
Ακύρωση - Αντικατάσταση είναι δυνατή στη βάση δεδομένων το αργότερο δέκα (10) ημερολογιακές ημέρες πριν την έναρξη του συνεδρίου/επιτροπής,
χωρίς να προσμετρείται η συμμετοχή του ΕΥ που ακυρώνεται. Εάν η ακύρωση γίνει σε λιγότερο από 10 ημερολογιακές ημέρες, η αντικατάσταση δεν είναι δυνατή και η συμμετοχή του ΕΥ προσμετρείται.

Τιμητικές αμοιβές (Honorarium) άρθρο 36 παρ. 18 N. 4272/2014
Επιτρέπεται η καταβολή τιμητικής αμοιβής (honorarium) από εταιρείες προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, στους προσκεκλημένους ομιλητές ή προέδρους στρογγυλής τράπεζας, εφόσον είναι σύμφωνη με τις διατάξεις του άρθρου 36 παρ. 18 N. 4272/2014 όπως ισχύει, με την υποχρέωση ενημέρωσης του ΕΟΦ, αναφορικά με το ονοματεπώνυμο, την ειδικότητα, τον επαγγελματικό φορέα και το ύψος της τιμητικής αμοιβής για κάθε Ε.Υ. ομιλητή. Η καταβολή σε ΕΥ του ΕΣΥ ή Πανεπιστημιακούς (που εργάζονται σε κλινικές εγκατεστημένες σε Νοσοκομεία του ΕΣΥ ή του ΑΕΙ) της ανάλογης εύλογης τιμητικής αμοιβής σε περίπτωση παροχής υπηρεσιών πραγματοποιείται μέσω ΕΛΚΕΑ ή ΕΛΚΕ.

6. ΠΟΙΝΕΣ
Ο ΕΟΦ δύναται να πραγματοποιεί ελέγχους κατά τη διάρκεια των συνεδρίων ή των εκδηλώσεων δια των οργάνων του ή σε συνεργασία με τις αρμόδιες φορολογικές αρχές και στις περιπτώσεις που διαπιστώνεται μη τήρηση των εγκεκριμένων στοιχείων, θα μπορεί να επιβάλλει κυρώσεις που προβλέπονται από το άρθρο 49 του Ν. 2519/1997 και τις κατ' εξουσιοδότηση αυτού κανονιστικές πράξεις.
Η παρούσα εγκύκλιος τίθεται σε ισχύ από 26-3-2018 και αντικαθιστά όλες τις προηγούμενες.


Η ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΔΣ/ΕΟΦ ΑΙΚΑΤΕΡΙΝΗ ΑΝΤΩΝΙΟΥ

Σχόλια